Is e-facturatie verplicht?

Je hoort het overal: e-facturatie is de toekomst, de norm, het nieuwe normaal. Maar ja, moet je nou echt per se overstappen op die digitale facturen? Of mag je nog lekker je Word-template met Times New Roman blijven gebruiken? In dit artikel neem ik je mee in de wereld van verplichtingen, uitzonderingen en de zachte dwang van digitale modernisering. Geen saaie woorden, gewoon duidelijke taal met een glimlach.

Wat is e-facturatie nou precies en waarom is het zo’n ding?

E-facturatie klinkt futuristisch, maar het is eigenlijk gewoon een slimme manier van facturen uitwisselen. In plaats van een PDF te mailen of een Word-documentje te sturen (waar stiekem nog iemands oude bedrijfslogo uit 2010 op staat), maak je via een speciaal systeem een digitale factuur aan. Die wordt direct ingelezen in het boekhoudsysteem van je klant. Lekker snel, geen typefouten, en de boekhouder hoeft niet meer te zuchten bij elke factuur.

Overheden in Europa hebben e-facturatie flink gepusht. Vooral omdat het fraude voorkomt, minder foutgevoelig is en – jawel – minder papier verbruikt. De planeet vindt dat fijn. En de belastingdienst trouwens ook. In sommige gevallen is het inmiddels zelfs verplicht om e-facturen te sturen, bijvoorbeeld als je werkt voor een overheid of gemeente.

Dus ja, e-facturatie is meer dan alleen een hippe term op je website. Het is een gestandaardiseerde manier van werken, met duidelijke voordelen. Maar of het ook verplicht is voor jou, hangt af van een paar dingen. Daar gaan we het zo over hebben!

Wanneer is e-facturatie echt verplicht en wanneer niet?

Oké, hier komt het: e-facturatie is in sommige gevallen verplicht, maar zeker niet voor iedereen. Als je bijvoorbeeld zaken doet met de overheid – denk aan een gemeente, ministerie of provinciaal bestuur – dan moet je sinds 2019 e-facturen sturen. Dit geldt voor heel de EU trouwens, dus niet alleen in België of Nederland. Heb je een klus voor het lokale gemeentehuis? Dan móet je digitaal factureren. Klaar.

Ben je een gewone freelancer of ondernemer die werkt voor andere bedrijven of consumenten? Dan mag je in principe nog gewoon zelf bepalen hoe je factureert. Een PDF via mail? Prima. Een papieren bonnetje met pen geschreven? Niet handig, maar niet verboden. De verplichting geldt dus niet automatisch voor iedereen.

Er zijn wel landen die steeds meer eisen stellen. Sommige willen vanaf een bepaald bedrag of vanaf een specifieke sector e-facturatie verplichten. Het is dus slim om op de hoogte te blijven van de regels in jouw branche. Want voor je het weet, zit je ineens illegaal een factuur te knutselen in Excel. En dat wil niemand.

De voordelen van e-facturatie, ook als het niet verplicht is

Laten we eerlijk zijn: zelfs als je niet móet, is het vaak gewoon slimmer om het wél te doen. E-facturatie is sneller, veiliger en makkelijker. Je klant ontvangt je factuur direct in zijn boekhoudsoftware, waardoor jij sneller betaald wordt. En als er iets is waar ondernemers blij van worden, is het wel geld op de rekening. Toch?

Daarnaast zijn fouten bijna onmogelijk. Geen verkeerd bankrekeningnummer meer, geen factuurnummer dat al drie keer is gebruikt, en ook geen vergeten btw. Alles staat netjes volgens het formaat. En als je het combineert met een online boekhoudprogramma, dan gaat je administratie er ineens uitzien alsof je een multinational runt.

En zeg nou zelf: het is toch ook een beetje leuk om je bedrijf future proof te maken? Je geeft meteen de indruk dat je professioneel werkt, wat je betrouwbaarheid vergroot. Geen gepruts meer met geüploade bijlagen of scannen van bonnetjes. Gewoon strak geregeld, zoals het hoort. En dat is ook fijn voor je eigen stressniveau.

Hoe weet je of je mee moet in deze e-facturatiegolf?

Twijfel je of jij onder de verplichting valt? Dan is het slim om eerst te kijken naar je klanten. Werk je met de overheid? Dan is het antwoord simpel: ja, e-facturatie is verplicht. Werk je met bedrijven? Dan is het (nog) niet verplicht, maar het wordt wel steeds meer de norm. En als jouw klant erom vraagt, dan kom je er eigenlijk ook niet onderuit.

Veel boekhoudpakketten bieden tegenwoordig standaard ondersteuning voor e-facturatie. Vaak hoef je alleen maar op een knop te klikken, en de magie gebeurt vanzelf. Dus als je klant zegt: “Stuur maar een e-factuur via Peppol,” dan hoef je niet in paniek te raken. Je software regelt het. En jij krijgt gewoon betaald. Klinkt als een win-win, toch?

Laat je dus niet afschrikken door de term ‘verplicht’. In veel gevallen is het nog een vrije keuze, maar het is wel een keuze waar je toekomstbestendig mee werkt. Zie het als overstappen van een Nokia 3310 naar een smartphone: even wennen, maar uiteindelijk wil je nooit meer terug.